GymPlanner

Spis treści / Table of contents

  1. §1. Administrator i kontakt
  2. §2. Cel chatbota i charakter rozmowy
  3. §3. Zakres danych przetwarzanych w rozmowie
  4. §4. Podstawy prawne przetwarzania
  5. §5. Odbiorcy danych i powierzenia
  6. §6. Okres przechowywania
  7. §7. Dobrowolność podania danych
  8. §8. Zautomatyzowane przetwarzanie / AI
  9. §9. Prawa osoby, której dane dotyczą
  10. §10. Cookies i ustawienia przeglądarki
  1. §1. Controller and contact
  2. §2. Purpose of the chatbot and nature of the conversation
  3. §3. Scope of data processed in the conversation
  4. §4. Legal bases for processing
  5. §5. Data recipients and processing arrangements
  6. §6. Retention period
  7. §7. Voluntary provision of data
  8. §8. Automated processing / AI
  9. §9. Rights of the data subject
  10. §10. Cookies and browser settings

§1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z chatbotem dostępnym w ekosystemie GymPlanner jest:

DNM Global Group sp. z o.o.
ul. Poniatowskiego 2/6, 50-240 Wrocław
NIP: 7010843465
KRS: 0000743157
REGON: 381045881
e-mail: office@gymplanner.com

Ogólne informacje o przetwarzaniu danych znajdują się również w:

§2. Cel chatbota i charakter rozmowy

Chatbot w ekosystemie GymPlanner służy do wspierania komunikacji z użytkownikiem, porządkowania odpowiedzi, przekazywania podstawowych informacji, prowadzenia przez określone etapy interakcji, ułatwiania kontaktu oraz obsługi wybranych funkcji organizacyjnych lub informacyjnych.

Rozmowa może mieć charakter ukierunkowany, co oznacza, że chatbot może:

  • ograniczać odpowiedzi do określonego zakresu tematycznego,
  • kierować użytkownika do właściwego kanału kontaktu,
  • odmawiać wejścia w tematy niezwiązane z funkcją, dla której został udostępniony,
  • prowadzić użytkownika przez określony schemat pytań lub odpowiedzi.

Chatbot nie jest narzędziem do świadczenia usług prawnych, medycznych ani finansowych oraz nie zastępuje kontaktu z człowiekiem tam, gdzie wymaga tego charakter sprawy, bezpieczeństwo użytkownika albo obowiązujące przepisy prawa.

§3. Zakres danych przetwarzanych w rozmowie

W zależności od przebiegu rozmowy możemy przetwarzać następujące dane:

  • dane kontaktowe, takie jak imię, adres e-mail, nazwa, opcjonalnie numer telefonu,
  • dane przekazane w treści rozmowy,
  • odpowiedzi udzielone w formularzach, ankietach lub ścieżkach pytań,
  • informacje organizacyjne, techniczne lub kontekstowe niezbędne do obsługi rozmowy albo dalszego kontaktu,
  • dane techniczne i logi bezpieczeństwa, takie jak adres IP, identyfikatory sesji, znaczniki czasu lub informacje o zdarzeniach systemowych – w zakresie niezbędnym do ochrony systemu i przeciwdziałania nadużyciom.

Prosimy, aby nie wpisywać w rozmowie danych nadmiarowych ani informacji, które nie są potrzebne do celu, dla którego chatbot został udostępniony.

Jeżeli określona funkcja chatbota nie wymaga podawania danych szczególnej kategorii, użytkownik nie powinien przekazywać takich danych w rozmowie.

§4. Podstawy prawne przetwarzania

Dane mogą być przetwarzane w szczególności na podstawie:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy albo do realizacji usługi,
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji uzasadnionych interesów administratora, takich jak bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, organizacja komunikacji, poprawa jakości procesu, dochodzenie lub obrona roszczeń,
  • art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli w określonym miejscu zostanie zebrana odrębna zgoda, np. na kontakt marketingowy albo przetwarzanie określonych danych w dodatkowym celu.

Jeżeli w ramach określonego procesu chatbot przetwarza dane szczególnej kategorii, odbywa się to wyłącznie przy spełnieniu warunków wymaganych przez RODO i zgodnie z odpowiednią podstawą prawną.

§5. Odbiorcy danych i powierzenia

Dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym:

  • upoważnionym osobom po stronie Administratora,
  • dostawcom IT, hostingu, utrzymania systemu, narzędzi komunikacyjnych lub zabezpieczeń – jako podmiotom przetwarzającym,
  • podmiotom świadczącym usługi bezpieczeństwa, audytu lub wsparcia technicznego – jeżeli jest to konieczne,
  • kancelariom, doradcom lub biurom rachunkowym – gdy wymagają tego przepisy prawa lub uzasadniony interes administratora.

Dane są przetwarzane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz w ramach infrastruktury zlokalizowanej na terytorium Unii Europejskiej.

Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

§6. Okres przechowywania

Dane z rozmowy z chatbotem są przechowywane przez czas niezbędny do:

  • obsługi komunikacji,
  • realizacji celu, dla którego chatbot został udostępniony,
  • ewentualnego dalszego kontaktu,
  • zapewnienia bezpieczeństwa i rozliczalności działania systemu,
  • dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
  • spełnienia obowiązków prawnych.

Jeżeli rozmowa prowadzi do dalszej relacji, dane mogą zostać włączone do odpowiedniej dokumentacji procesu lub usługi – w zakresie niezbędnym i zgodnie z zasadami opisanymi w odpowiednich dokumentach prywatności.

Użytkownik może żądać usunięcia danych w granicach dopuszczalnych przez prawo.

§7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak może być niezbędne do:

  • kontynuowania rozmowy,
  • uzyskania odpowiedzi,
  • obsługi zgłoszenia,
  • przekazania sprawy do właściwego kanału kontaktu,
  • realizacji celu, dla którego chatbot został udostępniony.

Brak podania danych może uniemożliwić dalszą obsługę rozmowy albo realizację określonej funkcji.

§8. Zautomatyzowane przetwarzanie / AI

Chatbot może wykorzystywać automatyzację, w tym funkcje AI, do prowadzenia rozmowy, porządkowania odpowiedzi, przekazywania informacji oraz wspierania organizacji komunikacji.

Chatbot może działać w sposób ograniczony do określonego zakresu tematycznego lub scenariusza, aby zapewnić bezpieczeństwo, spójność działania oraz ograniczenie ryzyka nadużyć.

Jeżeli rozmowa lub jej wynik ma znaczenie dla dalszego procesu, ostateczne decyzje wymagające oceny człowieka są podejmowane przez człowieka po stronie Administratora albo właściwego podmiotu uczestniczącego w procesie.

Szczegółowe zasady wykorzystania AI opisuje: Polityka przetwarzania danych kontekstowych i AI.

§9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa:

  • dostępu do danych,
  • sprostowania danych,
  • usunięcia danych,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przenoszenia danych,
  • sprzeciwu,
  • cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie,
  • wniesienia skargi do Prezesa UODO.

Szczegóły zostały opisane w: Informacji RODO.

§10. Cookies i ustawienia przeglądarki

Chatbot dostępny w środowisku webowym może wykorzystywać cookies lub podobne technologie w zakresie niezbędnym do działania, bezpieczeństwa, utrzymania sesji albo analityki – zgodnie z ustawieniami zgód.

Szczegóły znajdują się w: Polityce Cookies.

© 2026 GymPlanner • DNM Global Group sp. z o.o. • https://gymplanner.com/

§1. Controller and contact

The controller of personal data processed in connection with a chatbot available in the GymPlanner ecosystem is:

DNM Global Group sp. z o.o.
ul. Poniatowskiego 2/6, 50-240 Wrocław, Poland
NIP: 7010843465
KRS: 0000743157
REGON: 381045881
e-mail: office@gymplanner.com

General information about personal data processing can also be found in:

§2. Purpose of the chatbot and nature of the conversation

The chatbot in the GymPlanner ecosystem is used to support communication with the user, structure responses, provide basic information, guide the user through selected interaction stages, facilitate contact and support selected organisational or informational functions.

The conversation may be guided in nature, which means that the chatbot may:

  • limit responses to a specific subject area,
  • redirect the user to an appropriate contact channel,
  • refuse to engage in topics unrelated to the function for which it has been made available,
  • guide the user through a structured path of questions or answers.

The chatbot is not a tool for providing legal, medical or financial services and does not replace contact with a human where required by the nature of the matter, user safety or applicable law.

§3. Scope of data processed in the conversation

Depending on the course of the conversation, we may process the following data:

  • contact data such as name, e-mail address, title/name, optionally phone number,
  • data provided in the conversation content,
  • responses provided in forms, surveys or guided question paths,
  • organisational, technical or contextual information necessary to handle the conversation or further contact,
  • technical data and security logs such as IP address, session identifiers, timestamps or system event information – to the extent necessary for system protection and prevention of abuse.

Please do not enter excessive data or information that is not necessary for the purpose for which the chatbot has been made available.

If a given chatbot function does not require special category data, the user should not provide such data in the conversation.

§4. Legal bases for processing

Data may be processed in particular on the basis of:

  • Art. 6(1)(b) GDPR – where processing is necessary to take steps prior to entering into a contract or to provide a service,
  • Art. 6(1)(f) GDPR – where processing is necessary for the legitimate interests of the controller, such as security, prevention of abuse, organisation of communication, improvement of process quality, establishment, exercise or defence of claims,
  • Art. 6(1)(a) GDPR – where separate consent is collected in a specific place, for example for marketing contact or for processing certain data for an additional purpose.

If a chatbot processes special category data within a specific process, this is done only where the conditions required by GDPR are fulfilled and on an appropriate legal basis.

§5. Data recipients and processing arrangements

Data may be disclosed only to the extent necessary to:

  • authorised persons acting on behalf of the Controller,
  • IT, hosting, system maintenance, communication tool or security providers – as processors,
  • providers of security, audit or technical support services – where necessary,
  • legal advisors, consultants or accounting entities – where required by law or the legitimate interest of the controller.

Data is processed in the territory of the Republic of Poland and within infrastructure located in the territory of the European Union.

Data is not transferred outside the European Economic Area.

§6. Retention period

Data from chatbot conversations is stored for as long as necessary to:

  • handle communication,
  • fulfil the purpose for which the chatbot was made available,
  • enable any further contact,
  • ensure security and accountability of system operations,
  • establish, exercise or defend claims,
  • comply with legal obligations.

If the conversation leads to a further relationship, the data may be incorporated into the relevant process or service documentation to the extent necessary and in accordance with the applicable privacy documents.

The user may request deletion of data within the limits permitted by law.

§7. Voluntary provision of data

Providing data is voluntary, but may be necessary to:

  • continue the conversation,
  • receive a response,
  • handle the request,
  • redirect the matter to the appropriate contact channel,
  • fulfil the purpose for which the chatbot was made available.

Failure to provide data may prevent further handling of the conversation or performance of a given function.

§8. Automated processing / AI

The chatbot may use automation, including AI functions, to conduct conversations, structure responses, provide information and support the organisation of communication.

The chatbot may operate within a limited thematic or scenario scope in order to ensure safety, consistency of operation and reduction of abuse risk.

Where the conversation or its result is relevant to a further process, final decisions requiring human assessment are made by a human on the part of the Controller or the relevant entity participating in the process.

Detailed rules regarding the use of AI are described in the: Contextual Data and AI Processing Policy.

§9. Rights of the data subject

The data subject has the right to:

  • access personal data,
  • rectify personal data,
  • erase personal data,
  • restrict processing,
  • data portability,
  • object,
  • withdraw consent where processing is based on consent,
  • lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office or another competent supervisory authority.

Details are described in the: GDPR Information.

§10. Cookies and browser settings

A chatbot available in the web environment may use cookies or similar technologies to the extent necessary for operation, security, session maintenance or analytics – in accordance with consent settings.

Details can be found in the: Cookie Policy.

© 2026 GymPlanner • DNM Global Group sp. z o.o. • https://gymplanner.com/